Ofiste verimliliği artırmak için 6 doküman yönetim yazılımı

Bulut depolamanın ortaya çıkışı, karmaşık kağıt işleriyle uğraşma stresini açıkça ortadan kaldırdı. Bu nedenle, işverenler zamandan tasarruf sağlayabilir ve aynı zamanda iş akışını iyileştirebilir. Bu nedenle, kağıt belge kullanımınızı azaltmak ve verimliliği artırmak istiyorsanız doğru yerdesiniz. Bu makale, aralarından seçim yapabileceğiniz en iyi altı doküman yönetim yazılımından birini sunmaktadır.

Belge Yönetim Sistemleri (DMS) olarak bilinen Belge Yönetimi yazılımı, iş yükünü azaltmak ve iş akışını hızlandırmak gibi temel amaçlarla belge ve iş akışını izlemek, kolaylaştırmak ve yönetmek için özel olarak tasarlanmış bilgisayar programlarıdır.

Belgeleri yönetmek için kullanılabilecek en iyi araçlardan bazıları hakkında kapsamlı bir fikir edinmek için bu yazıyı izleyin.

PC için en iyi doküman yönetim yazılımı hangileridir?

1

eFileCabinet

eFileCabinet, tartışmasız bugünün lider belge yönetim yazılımıdır. Ofis dosyalarının depolanmasını, alınmasını ve paylaşılmasını kolaylaştırmak için inşa edilmiştir. Yazılımın işlevi, ancak muhasebe ve İK yönetimi araçlarıyla donatıldığından doküman yönetiminin ötesine geçer.

eFileCabinet iki destek türünü barındırır: masaüstü sürümü (Windows 10 uyumlu) ve mobil cihazlar için özel olarak tasarlanmış mobil sürümü.

Bu belge yönetimi yazılımı, kullanıcıların bulut üzerindeki dosyaları doğrudan yazılım platformu üzerinden yedeklemelerini sağlayan "bulut görünümü" olarak bilinen bir işlevi barındırır. Bununla kullanıcılar, internete bağlı olmaları koşuluyla, kullanıcılar dosyaları herhangi bir cihaz üzerinden kolayca görüntüleyebilir ve çıkarabilirler.

Ayrıca, eFileCabinet SEC, HIPAA, FINRA ve diğer standart gereklilikler dahil olmak üzere gerekli tüm endüstri uyumluluğunu yerine getirir.

Ayrıca, yazılım, siz ve müşterileriniz arasında uçtan uca bir dosya paylaşım platformu görevi gören benzersiz bir paylaşım işlevi olan SecureDrawer ile mükemmel çalışır. MS Outlook gibi çeşitli üçüncü taraf yazılımlarla sorunsuz bir şekilde tümleştirilebilir. Güvenli e-imza, tarayıcılar, yazıcılar ve daha fazlası.

Lastl, . eFileCabinet doküman yönetim yazılımı hem çevrimiçi hem de kurum içi hizmetler sunar. Yazılım, yeni kullanıcılara iki haftalık ücretsiz deneme süreleri sunuyor, daha sonra 15 dolarlık bir başlangıç ​​fiyatından ücretli bir plana abone olabilirler.

EFileCabinet indir

2

OpenKM

OpenKM, şüphesiz, pazardaki en popüler doküman yönetim yazılımlarından biridir. Belge yönetiminden iş akışı otomasyonuna ve idari fonksiyonlara kadar ofis görevlerini yerine getirmek için tasarlanmış, çok yönlü, kurumsal düzeyde bir yönetim yazılımıdır.

Bu araç özellikle Windows bilgisayarlar için tasarlanmıştır. Bununla birlikte, Linux gibi başka bir masaüstü işletim sistemi aracılığıyla da erişilebilir.

Temel olarak, doküman yönetim yazılımı, yazılımın tüm yönetim işlemlerini çalıştıran dinamik bir modül setine ev sahipliği yapar. Bu modüllerden bazıları şunlardır: Elektronik faturalama, e-İmza, Şifreleme (dosya şifreleme ve şifre çözme için), Barkod, Posta Arşivleyici ve daha fazlası.

Ayrıca, yazılımın esnek tasarımı AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office ve benzeri gibi ilgili ofis araçlarıyla sorunsuz bir şekilde bütünleşmesini sağlar. Ayrıca, harici veritabanlarına veya SQL, Oracle, MySQL ve diğerleri gibi sunuculara bağlanabilen takılabilir bir kimlik doğrulama sistemine sahiptir.

Yukarıda belirtilenler ışığında, kullanıcılara verimliliği artırmak için tüm iş akışını düzene sokma fırsatı tanınır. Bu nedenle, bu doküman yönetim yazılımı, normal bir doküman yöneticisinden çok bir proje yönetim yazılımı tarafından görülür.

OpenKM, yeni kullanıcılara iki temel plan sunar: OpenKM Topluluğu ve OpenKM Profesyonel . Birincisi ücretsiz olarak (sınırlı özelliklere sahip), ikincisi ise daha güçlü özelliklere sahip ücretli bir plandır ve teklifle (özel fiyatlandırma) sunulur.

Yazılımın sistemi ve indirme gereksinimleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için OpenKM indirme web sitesinde oturum açın.

OpenKM indir

3

Templafy

Templafy tartışılabilir bir şekilde bugün piyasadaki en iyi doküman yönetim yazılımlarından biridir. Ofis belgelerini verimli bir şekilde depolamak, almak ve paylaşmak için tasarlanmış çok yönlü bir yardımcı program aracıdır. Tüm bilgisayar sistemlerini ve mobil cihazları destekleyen bulut tabanlı bir platformdur.

Kolaylık sağlamak için, masaüstü (Windows dahil) ve akıllı telefonlar (mobil uygulamalar) için belirlenmiş sürümler de vardır.

Temel olarak, Templafy, farklı platformlarda geleneksel, ayrık, çalışma sürecini ortadan kaldırarak dosyaların depolanmasını ve ekip işbirliğini kolaylaştırır.

Belge yönetimi yazılımı, tüm temel işyeri araçlarını, özellikle de MS Office gibi belge oluşturma araçlarını tek bir platformda düzene sokarak size birleşik bir iş akışı sağlar.

Dahası, Templafy, düşük maliyetli çalışma ortamlarında ideal kılan oldukça gezilebilir bir arabirime ev sahipliği yapıyor, çünkü her ekip üyesi geri bildirimde bulunabiliyor, dosyaları paylaşabiliyor ve hayal edilemez bir şekilde kolaylıkla belgeler oluşturabiliyor.

Bütün bunlar tek bir feed üzerinden kanalize edilir ve her şartın ve kalite standardının karşılandığından emin olmak için yönetici (işveren) tarafından izlenir.

Son olarak, çoğu dayanıklı araç gibi, Templafy ucuz gelmiyor. Aslında, uygun bir şekilde piyasadaki en pahalı doküman yönetim yazılımlarından biridir. Aylık 355 $ sabit bir abonelik hızında mevcuttur. Ancak, tam abonelikten önce ücretsiz bir deneme süresi var. Daha fazla bilgi için resmi web sitelerini ziyaret edin.

Templafy'ı indirin

4

SutiDMS

SutiSoft'un bir ürünü olan SutiDMS, pazardaki en kapsamlı doküman yönetim yazılımlarından biridir. Belgeleri yönetmek ve düzenlemek, dosyaları paylaşmak, kayıtları tutmak ve ekip işbirliğini geliştirmek için çeşitli araçlar ile donatılmıştır.

Hem masaüstü hem de mobil cihazlarda pano genelinde desteklenen çevrimiçi, web tabanlı bir yazılımdır.

Ek olarak, SutiDMS, değiştirilebilir bir gösterge tablosu, belge kitaplığı, OCR belge yakalama, çoklu entegrasyonlar (MS Outlook, Gmail ve Yahoo Mail ile), dosya birleştirme, belge arşivleme ve saklama, eSignature ve forumları içeren çok işlevli araçlara sahiptir diğerleri arasında.

Yazılım temel olarak, tüm belgelerinizi saklayabileceğiniz en üst düzey depolama işlevi görür ve web tabanlı işlevi, istediğiniz zaman belgelere erişmenizi ve bunları almanızı sağlar.

Bununla birlikte, bu belge yönetimi yazılımı, teklife göre sunulan bir kurumsal fiyatlandırma sunar.

İki alt plan var: Premium plan ve Profesyonel plan . Profesyonel plan en fazla 10 kullanıcı için tasarlanmıştır ve Kullanıcı başına 18 ABD Doları (aylık) oranında mevcuttur. Premium plan ise, 500 çalışanı olmayan orta ölçekli bir organizasyon için öngörülmüş olup, kullanıcı başına (aylık) 20 ABD Doları karşılığında alınabilir.

SutiDMS'yi indirin

5

FileHold

FileHold, kullanıcılara merkezi bir depolama ve basitleştirilmiş iş süreci sağlamak için farklı işlev kümeleri içeren tam entegre bir belge yönetimi çözümüdür. Yazılım, özellikle Windows 10 PC ve diğer Windows sürümleri (7/8 / 8.1) için tasarlanmış birkaç belge yönetim yazılımından biridir. Bununla birlikte, Linux ve Mac bilgisayarlardaki web tarayıcıları aracılığıyla da erişilebilir.

Yazılımın özellikleri “standart”, “isteğe bağlı”, “özel” ve “belge tarama ve görüntüleme” altında sınıflandırılmıştır. Bu özelliklerden bazıları meta veri yakalama (belge etiketleme), takvim, elektronik formlar, eSignature, OCR (sunucu tarafı), otomatik doldurma, SmartSoft yakalama ve daha fazlasını içerir.

Ayrıca, FileHold, MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint ve daha fazlası gibi bir dizi üçüncü parti yazılımla entegrasyon yeteneğine de sahiptir. Bütün bunlar iş akışı koordinasyonunun yanı sıra dosya depolama, alma ve paylaşma işlemlerini kolaylaştırır.

Son olarak, FileHold iki temel fiyatlandırma planı sunar; FileHold Express ve FileHold Enterprise. Ekspres planı 20'den az çalışanı olan küçük işletmeler için tasarlanmıştır, Enterprise planı ise 20'den fazla üyesi olan daha büyük kuruluşlar veya ekipler için idealdir.

Her iki planın abonelik oranları, ancak yalnızca teklife tabidir. İşletmeniz için fiyat teklifi almak için FileHold satış ekibine bir e-posta gönderebilirsiniz.

FileHold İndir

6

M-Files

M-Files bugün mevcut olan en iyi doküman yönetim yazılımlarından biridir. Kullanıcıları belge çoğaltmasına karşı korumak için tasarlanan “çoğaltma analizi” işlevi için en önemlisidir. Bulut tabanlı bir DMS; bu nedenle, hem masaüstlerinde hem de mobil platformlarda desteklenir.

Ayrıca seçilen mobil cihazlar için belirlenmiş masaüstü sürümleri (Windows 10 / 8.1 / 8/7 için) ve ayrıca mobil uygulamalar vardır.

Bunun yanı sıra, Windows 10 için bu belge yönetimi yazılımı, belgelerin uygun şekilde organize edildiği ve kaydedildiği organize bir depoya ev sahipliği yapar. Dosya adlarını tarih ve projeler gibi diğer ilgili göstergelerle ilişkilendirerek belge aramalarını analiz eder. Bu nedenle, yazılım kopyaları kolayca ortadan kaldırabilir.

Ayrıca, birleştirilmiş platformu, işverenlerin işverenlere atanan görevlerini ve görev yürütme ve dağıtımını (çalışanlardan işverene) görevlerini geliştirerek işyerinde verimliliği kolaylaştırır. Sonuçta verimlilik artar.

Ayrıca M-Files, MS Office gibi araçlarla ve Salesforce gibi bir dizi CRM aracıyla kolayca tümleştirilebilen esnek bir DMS'dir. Bu, neredeyse her tür işletme için idealdir. Ayrıca, şirket içi, bulut tabanlı ve karma (birleşik) olmak üzere üç temel dağıtım seçeneği vardır.

M-Files, yeni kullanıcılara bir aylık ücretsiz deneme süresi sunuyor, daha sonra kolayca teklif edilen kurumsal plana geçebilirler.

M Dosyalarını İndir

Sonuç

Günümüzde, dünya genelinde kâğıt belgelerin kullanımı giderek azalmaktadır, birçok kuruluş, okul ve devlet kurumu, kağıtsız saklama kolaylığını, kâğıt dosya ve klasörlerin hantallığına tercih etmektedir.

Bu nedenle, standart ve dayanıklı doküman yönetim yazılımı için sürekli bir talep vardır. Bu talebe ilişkin olarak, karar vermenizi kolaylaştırmak amacıyla, işletmeniz için hangi DMS'yi kullanacağınızı belirlemek için piyasadaki en iyi doküman yönetim yazılımlarından bazılarını derledik.